Whistleblowing

Dettagli sulla normativa Whistleblowing

1. Le novità introdotte con il D.Lgs n. 24/2023

Cosa cambia con la nuova disciplina

2. Gli enti tenuti a rispettare la disciplina
3. Cosa si può segnalare
4. Scelta dei canali di segnalazione
5. Condizioni per la segnalazione
6. Valutazione dell’interesse pubblico e dell’interesse personale del segnalante
7. Cosa accade dopo la segnalazione?
8. Protezione della riservatezza delle persone segnalanti
9. Rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali
10. Ritorsioni

10.1 Competenza  ad accertare la ritorsione
10.2  Prova della ritorsione
10.3  Protezione da ritorsioni estesa ad altri soggetti

11.  Protezione dei Segnalanti

11.1  Non punibilità dei Segnalanti
11.2  Perdita delle tutele
11.3  Misure di sostegno ai segnalanti

1. Le novità introdotte con il D.lgs. n. 24/2023

Cosa cambia con la nuova disciplina

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Il decreto è entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le disposizioni ivi previste sono efficaci dal 15 luglio 2023.

• • Il decreto si applica ai soggetti del settore pubblico e del settore privato; con particolare riferimento a quest’ultimo settore, la normativa estende le protezioni ai segnalanti che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati o, anche sotto tale limite, agli enti che si occupano dei cd. Settori sensibili (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente) e a quelli adottano modelli di organizzazione e gestione ai sensi del decreto legislativo 231/2001.
  • Solo per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a duecentoquarantanove, l’obbligo di istituire un canale interno di segnalazione decorre dal 17.12.2023.
  • Fino a tale data, i suddetti soggetti privati che hanno adottato il modello 231 o intendono adottarlo continuano a gestire i canali interni di segnalazione secondo quanto previsto dal d.lgs. 231/2001. Beijer Ref Italy S.r.l. non possiede un modello organizzativo 231, conseguentemente l’oggetto delle segnalazioni riguarderà esclusivamente le fattispecie previste dal D.lgs. 24/2023.

2. Gli enti tenuti a rispettare la disciplina

Settore privato

La protezione dei segnalanti operanti nel settore privato, prevista dal D.lgs. n. 24/2023, impone l’obbligo di predisporre canali di segnalazione a carico di quegli enti del medesimo settore che soddisfano almeno una delle seguenti condizioni:

• • hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
  • si occupano di alcuni specifici settori (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
  • adottano i modelli di organizzazione e gestione di cui al decreto legislativo 231/2001, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.

Beijer Ref Italy S.r.l. non possiede un modello organizzativo 231, conseguentemente l’oggetto delle segnalazioni riguarderà esclusivamente le fattispecie previste dal D.lgs. 24/2023.

Settore pubblico

L’obbligo di predisporre i canali di segnalazione interna grava altresì sui seguenti soggetti del settore pubblico:

• • le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165;
  • le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione;
  • gli enti pubblici economici, gli organismi di diritto pubblico di cui all’articolo 3, comma 1, lettera d), del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50;
  • i concessionari di pubblico servizio, le società a controllo pubblico e le società in house, così come definite, rispettivamente, dall’articolo 2, comma 1, lettere m) e o), del decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, anche se quotate.

3. Cosa si può segnalare

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Beijer Ref Italy S.r.l. non possiede un modello organizzativo 231, conseguentemente l’oggetto delle segnalazioni riguarderà esclusivamente le fattispecie previste dal D.lgs. 24/2023.

4. Scelta dei canali di segnalazione

• • interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
  • esterno (ANAC);
  • divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
  • denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

Canale di segnalazione interno

La segnalazione interna destinata al Gestore delle segnalazioni della Società può essere presentata con le seguenti modalità:

1. 1. Trasmissione cartacea della segnalazione (posta ordinaria o con raccomandata con ricevuta di ritorno indirizzate al soggetto gestore della segnalazione), che rechi all’esterno la dicitura “All’attenzione del Gestore delle segnalazioni whistleblowing – riservata personale” a mezzo del servizio postale all’indirizzo della sede legale;
   2. Consegna brevi manu (ovvero in busta chiusa indirizzata al Gestore delle segnalazioni, con la dicitura riservata personale) presso la sede legale;
   3. Invio mediante le Piattaforma informatica per l’inoltro/acquisizione e la gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

Per la trasmissione e la gestione delle segnalazioni interne effettuate in forma scritta, Beijer Ref Italy S.r.l. ha optato per l’utilizzo piattaforma informatica SpeakUp disponibile all’indirizzo web https://beijerref.speakup.report/it/whistleblowingchannel/home compilando il modulo all’uopo predisposto.

Oltre che da apposita sezione sul sito web, La piattaforma è accessibile da qualsiasi altro dispositivo mobile scaricando l’applicazione SpeakUp dall’ App Store o da Google Play.

La piattaforma consente di compilare, inviare e ricevere in modo informatizzato il “Modulo di segnalazione”.

A seguito dell’inoltro della segnalazione, il whistleblower riceverà un codice identificativo univoco della segnalazione eseguita. Il sistema successivamente chiederà al segnalante di inserire una password personale, necessaria per poter accedere successivamente alla segnalazione.

La notifica di avvenuta segnalazione viene inviata automaticamente allamailbox del gestore della segnalazione.

Il whistleblower può monitorare lo stato di avanzamento dell’istruttoria unicamente accedendo alla Piattaforma informatica inserendo il codice identificativo e la password precedentemente predisposta.

In alternativa alle segnalazioni interne effettuate in forma scritta mediante Piattaforma informatica, le segnalazioni possono essere effettuate:

•  In forma orale mediante registrazione di un messaggio vocale utilizzando l’App di SpeakUp.

La procedura è la seguente:

1. 1. Viene inserito un PIN personale di 6 caratteri per poter accedere successivamente all’App;
   2. Viene eseguita la scansione del QR code o alternativamente effettuando la “connessione manuale” inserendo il codice fornito dall’organizzazione. A questo punto è possibile procedere registrando il messaggio vocale. Al termine della registrazione l’organizzazione riceverà una trascrizione letterale della tua segnalazione orale.

•  Mediante l’utilizzo della linea telefonica dedicata:

1. 1. Viene utilizzato il numero telefonico su base nazionale indicato dalla società, ed inserito successivamente il codice univoco fornito al segnalante;
   2. Al termine dell’inserimento verrà comunicato il numero di rapporto e verrà richiesto di utilizzare il PIN composto da quattro caratteri, necessari per eseguire i successivi accessi alla segnalazione;
   3. Una volta inserito il PIN, dopo il segnale acustico, sarà possibile comunicare la segnalazione oralmente. Per terminare la registrazione si dovrà premere il tastierino numerico uno;
   4. Successivamente alla conferma dell’invio della segnalazione, Il Gestore della segnalazione riceverà la notifica;
   5. Accedendo alla piattaforma il Gestore troverà la trascrizione letterale della segnalazione effettuata telefonicamente.

• Su richiesta motivata della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole, secondo le seguenti modalità:

1. 1.  l’incontro col segnalante si svolgerà in un locale aziendale che garantisca la riservatezza della sua identità, delle persone coinvolte o, comunque, menzionate, dei contenuti della segnalazione e della relativa documentazione. Tale locale viene individuato nella sala riunioni, ubicata presso lo stabile di Bejier Ref Italy S.r.l. situato in Viale Monza 338 – 20128 Milano. In caso di indisponibilità del locale sopra individuato, sarà cura e responsabilità del Gestore della segnalazione individuarne uno che garantisca un equivalente grado di riservatezza;
   2. la segnalazione, previo consenso del segnalante, è documentata a cura del Gestore della segnalazione mediante verbale, al termine della redazione del quale, il segnalante può verificarne, rettificarne e confermarne i contenuti mediante la propria sottoscrizione. Lo strumento di conservazione della segnalazione sarà costudito, insieme a tutta la documentazione pervenuta, in un armadio chiuso a chiave ubicato presso la sede di Beijer Ref Italy S.r.l., avendo cura di separare i dati identificativi del segnalante dalla restante documentazione, la quale rimarrà accessibile solo al Gestore della segnalazione per gli approfondimenti istruttori. Gli strumenti di trasmissione e gestione delle segnalazioni, garantiscono la riservatezza:

• •  della persona segnalante;
  • del facilitatore;
  • della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione;
  • del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione dei canali di segnalazione è affidata:

• •  ad un soggetto interno formato per la gestione del canale di segnalazione, che svolge la funzione di Compliance Management a cui sono assegnati i seguenti profili di autorizzazione previsti dalla Piattaforma informatica:

• • • Issue admin
    • Issue handler
    • Issue viewer
    • System Administrator

• •  ad un secondo soggetto interno specialmente formato per la gestione del canale di segnalazione, che riveste la funzione di Compliance Management a cui sono assegnati i seguenti profili di autorizzazione previsti dalla Piattaforma informatica:

• • • Issue admin
    • Issue handler
    • Issue viewer
    • System Administrator

System Administrator Beijer Ref Italy S.r.l. è parte di un gruppo societario facente capo alla società madre Beijer Ref AB con sede in Svezia.

Beijer Ref AB ha nominato due figure interne dedicate alla consultazione delle segnalazioni riguardanti Beijer Ref Italy S.r.l.

Le succitate figure ricoprono all’interno della piattaforma il ruolo di Issue viewer.

Canale di segnalazione esterno

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

• • non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
  • la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Divulgazione pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

5. Condizioni per la segnalazione

Ragionevolezza

Al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.

Modalità

La segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati sopra alla voce “Scelta dei canali di segnalazione”.

6. Valutazione dell’interesse pubblico e dell’interesse personale del segnalante

Le segnalazioni devono essere effettuate:

• • nell’interesse pubblico;
  • nell’interesse alla integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare, denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

7. Cosa accade dopo la segnalazione?

Modalità di gestione delle segnalazioni

Beijer Ref Italy S.r.l. provvede a:

• •  dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui Beijer Ref Italy S.r.l. ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
  • mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
  • dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
  • svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
  • dare riscontro alla persona segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
  • comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

8. Protezione della riservatezza delle persone segnalanti

• • L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
  • La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
  • La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
  • La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

9. Rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali

• • Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato da Beijer Ref Italy S.r.l., in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
  • Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
  • Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

L’informativa completa relativa al trattamento dei dati personali è accessibile come segue:

• Informativa al Segnalante (art. 13 Regolamento UE 2016/679)
• Informativa alle Persone coinvolte (art. 14 Regolamento UE 2016/679)

10. Ritorsioni

Pe “ritorsione” si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Esempi di comportamenti ritorsivi:

• • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione;
  • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  • le note di merito negative o le referenze negative;
  • l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
  • la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  • i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
  • la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
  • l’annullamento di una licenza o di un permesso;
  • la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

10.1 Competenza ad accertare la ritorsione

• • La gestione delle comunicazioni di ritorsioni nel settore pubblico e nel settore privato compete ad ANAC che può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro;
  • La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria

10.2 Prova della ritorsione

• • ANAC deve accertare che il comportamento (atto o omissione) ritenuto ritorsivo sia conseguente alla segnalazione, denuncia o divulgazione.
  • Una volta che il segnalante provi di aver effettuato una segnalazione in conformità alla normativa e di aver subito un comportamento ritenuto ritorsivo, spetta al datore di lavoro l’onere di provare che tale comportamento non è in alcun modo collegato alla segnalazione.
  • Trattandosi di una presunzione di responsabilità, è necessario che le prove in senso contrario emergano nel contraddittorio davanti ad ANAC. A tal fine è fondamentale che il presunto responsabile fornisca tutti gli elementi da cui dedurre l’assenza della natura ritorsiva della misura adottata nei confronti del segnalante.

10.3 Protezione da ritorsioni estesa ad altri soggetti

La protezione da ritorsioni è estesa ad altri soggetti, oltre al segnalante:

• • al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
  • alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  • agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

11 Protezione dei Segnalanti

11.1 Non punibilità dei Segnalanti

Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

• •  coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico;
  • relative alla tutela del diritto d’autore;
  • alla protezione dei dati personali. Ovvero se, al momento della segnalazione, denuncia o divulgazione, aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per effettuare la segnalazione e la stessa è stata effettuata nelle modalità richieste dalla legge.

11.2 Perdita delle tutele

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

11.3 Misure di sostegno ai segnalanti

• • Sono previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
  • È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui al decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.